Pierwszym krokiem było zbadanie, jakie formy prawne można rozważyć, aby ostatecznie stworzyć wykonalne struktury. Ocena wyników badań dokonywana była zawsze wspólnie, tzn. przez inicjatorów niemieckich i polskich.

W efekcie zidentyfikowano następujące struktury i ustalono daty posadowienia:

1. w dniu 08.05.2005 – powołanie Polskiej Fundacji Odbudowy Miasta i Kościoła Głównego

Ze względu na zastrzeżenia prawne dotyczące wykorzystania terenu przez polską fundację, ta data fundacji musiała zostać przesunięta.
Zostało to jednak potwierdzone notarialnie w dniu 10 czerwca 2005 r.
W spotkaniu fundacyjnym wzięli udział Panowie Peter Dreißig i Günter Quiel z Guben. Statut polskiej fundacji został potwierdzony i jest jej podstawą roboczą.

2. 09.05.2005 – Fundacja Niemieckiego Stowarzyszenia Odbudowy Miasta i Kościoła Głównego

Na zebraniu założycielskim potwierdzono skład zarządu i pierwszy statut stowarzyszenia. W związku z przesunięciem terminu powołania Polskiej Fundacji i ewentualnymi zastrzeżeniami prawnymi, w dniu 28.10.2005 r. odbyło się zapobiegawczo nowe zebranie założycielskie, które zostało zaprotokołowane. Jednocześnie potwierdzono zmieniony statut.

Członkami Zarządu Niemieckiego Stowarzyszenia są:

Pani Cornelia Dreißig (przewodnicząca) Pan
Klaus-Dieter Hübner (burmistrz, zastępca przewodniczącego) Pan
Fred Mahro (i.V. BM) Pan
Veit Kalinke (zastępca przewodniczącego) Pan
Günter Quiel (skarbnik) Pan
pastor Stefan Süß (asesor)

Stali goście:

Burmistrz Gubina
Zarząd Fundacji Polskiej

3. rada doradcza fundacji (organy nadzorcze)

Po utworzeniu Polskiej Fundacji powstała Rada Doradcza Fundacji. Rada Doradcza Fundacji ma za zadanie kontrolować w szczególności działalność Zarządu Fundacji Polskiej oraz zapewnienie środków finansowych zarówno przez Fundację Polską jak i niemiecki Förderverein w zależności od potrzeb, monitorować osiągnięte wyniki oraz zatwierdzać wszelkie wydatki finansowe większe niż 10.000 zł.

Członkami Rady Doradczej Fundacji są,

z Polski:

Ks. Zbigniew Samoziak
Burmistrz Miasta Gubina
Pan Andrzej Horozkiewicz
Pan Krzyżtow Olifirowicz-Kalinowicz
Pani Anna Szezesniewicz Ks.
Ryszard Rudkiewicz

z Niemiec:

Pan Peter Dreißig
Burmistrz Guben
Pan Günter Quiel

Wraz z utworzeniem tych organów spełnione zostały warunki wstępne do stworzenia wykonalnych struktur i można było rozpocząć prace budowlane